GTD-System zur Organisation Ihrer Aufgaben

Das „Getting Things Done„-System von David Allen dient zur Verwaltung und Erledigung Ihrer Aufgaben. Somit kann Ihnen das GTD-System beispielsweise bei der Anwendung von Ideen oder Aufgaben aus gelesenen Büchern helfen. Dazu erstellen Sie zu jedem praktischen Buch, das Sie lesen einen Aktionsplan mit den Gewohnheiten, Glaubenssätzen und einzelnen Aktionen, welche Sie aus dem Buch anwenden wollen. Anschließend fügen Sie die einzelnen Aktionen Ihrem GTD-System hinzu und setzen diese auf effiziente Art und Weise um.

Beschreibung des GTD-Systems

Das GTD-System besteht zunächst aus einem Eingangskorb, in welchem Sie alle eingehenden Aufgaben sammeln. Dann gehen Sie die Aufgaben im Eingangskorb regelmäßig durch und fragen sich bei jedem Eintrag, worum es sich handelt und ob es eine Aktion erfordert. Falls keine Aktion erforderlich ist, können Sie es entsorgen, als Referenzmaterial aufheben oder zu der Liste von Dingen hinzufügen, welche Sie irgendwann erledigen wollen. Ansonsten sollten Sie bei jeder neuen Aufgabe genau definieren, wie das gewünschte Ergebnis aussieht und was der nächste Handlungsschritt zur Erledigung der Aufgabe ist. Diese Informationen sollten Sie im GTD-System ablegen und sich gegebenenfalls eine Erinnerung dafür einrichten. Auf diese Weise müssen Sie diese Dinge nicht mehr in Ihrem Kopf abspeichern und können sich stattdessen vollkommen auf die aktuelle Tätigkeit fokussieren. Sofern Sie den nächsten Schritt in weniger als zwei Minuten erledigen können, sollten Sie diesen sofort umsetzen. Andernfalls können Sie den Schritt delegieren oder zu einem späteren Zeitpunkt erledigen.

Checkliste vom GTD-System
Prozess der Anwendung vom GTD-System

GTD-System einrichten

Das GTD-System können Sie sowohl physisch als auch digital leicht einrichten und umsetzen. Dazu sollten Sie folgende Fächer oder Kategorien für Ihre Einträge anlegen:

  • Eingangskorb
  • Informationen
  • Pläne
  • Projekte
  • Termine
  • Todo
  • Warteliste
  • Wiedervorlage

Zur physischen Anwendung des GTD-Systems können Sie verschiedene Ablagefächer oder Schubladen für die Kategorien nutzen. Bei der digitalen Einrichtung können Sie Produktivitätstools, wie Notion oder Evernote, einsetzen und darin Ordner für die verschiedenen Kategorien erstellen. Anschließend können Sie alle neuen Aufgaben im Eingangskorb sammeln und diese dann der entsprechenden Kategorie zuweisen.

Darstellung der digitalen Einrichtung vom GTD-System in Notion
Darstellung des GTD-Systems in Notion

Eingehende Informationen, die derzeit keine Aktion erfordern, aber in der Zukunft noch relevant sein können, legen Sie unter Informationen ab.

Ihr Ziele und Pläne können Sie in dem dafür vorgesehenen Ordner abspeichern, sodass Sie diese jederzeit nachschlagen können. Dies können sowohl kurzfristige als auch langfristige Pläne sein.

In dem Ordner für Projekte halten Sie alle Aufgaben und Projekte fest, welche mehrere Schritte zur Erledigung benötigen. Beschreiben Sie dabei das gewünschte Endresultat sowie den jeweils nächsten Schritt an allen aktuell voranzutreibenden Fronten.

Ihre Termine tragen Sie in einen Terminkalender ein und erstellen eine Erinnerung für die Aufgabe an dem entsprechenden Tag.

Im Todo-Ordner sammeln Sie alle Aufgaben, die Sie in nächster Zeit erledigen wollen. Um die Erledigung dieser Aufgaben zu vereinfachen, können Sie die Aufgaben in verschiedene Kontexte wie Anrufe, Besorgungen, im Büro oder am Computer einordnen. So können Sie die Aufgaben gesammelt erledigen, wenn Sie beispielsweise gerade am Computer sitzen. Außerdem können Sie so auch unterwegs leicht nachschauen, welche Dinge Sie zwischendurch erledigen können.

Der Warteliste fügen Sie alles hinzu, was noch von einer anderen Person erledigt werden muss. Dazu gehören zum Beispiel delegierte Aufgaben, bei denen Sie auf ein Ergebnis warten, benötigte Informationen, welche Ihnen zurzeit noch nicht zur Verfügung stehen, oder Gegenstände, welche Ihnen geliefert werden.

Unter Wiedervorlage legen Sie alle Dinge ab, die Sie vielleicht eines Tages erledigen wollen. Dies können zu unternehmende Reisen, zu erlernende Fähigkeiten oder zu beginnende Hobbies sein. Gleichzeitig sollten Sie auch wiederkehrende Prozesse in Form von Checklisten abspeichern. Zur Organisation dieser Dinge können Sie verschiedene Kategorien für beispielsweise Rezepte, Bücher oder Geschenkideen erstellen.

GTD-System anwenden

Um die Aufgaben in Ihrem GTD-System effizient zu erledigen, sollten Sie mindestens einmal wöchentlich alle Einträge im GTD-System durchgehen und die nächsten Schritte festlegen. Dann können Sie die jeweiligen Schritte entweder sofort umsetzen, delegieren oder einen Zeitblock zur Erledigung dieser Aufgaben einplanen.

Bei großen und komplexen Projekten sollten Sie das Projekt in kleine, durchzuführende Schritte zerlegen und mit dem nächsten Schritt beginnen.

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